Excel 单元格操作与数据输入指南¶

一、制作表格的内容包括什么¶

单元格的基本操作
输入数据
添加批注

二、单元格的基本操作¶

单元格的基本操作包括什么¶

选择操作
插入操作
移动复制操作
删除单元格
删除单元格数据

选择操作¶

如何选择单行¶

单击要选择的行号即可选择单行。

如何选择单列¶

单击要选择的列标即可选择单列。

如何选择连续的多行¶

方法一：将鼠标指向起始行号，然后按住鼠标左键，向下拖动即可选择多行或多列。
方法二：单击连续区域的首行号，然后按住 Shift 键不放，用鼠标单击连续区域的最后一行行号。

如何选择连续的多列¶

方法一：将鼠标指向起始列标，然后按住鼠标左键，向右拖动即可选择多行或多列。
方法二：单击连续区域的首列标，然后按住 Shift 键不放，用鼠标单击连续区域的最后一列列标。

如何选择不连续的多行¶

操作要选择的行号或列标的行区域或列区域为不连续的，则需要按住 Ctrl 键不放，然后单击要选择的行号或列标即可选择不连续的多行或多列。

如何选择不连续的多列¶

操作要选择的行号或列标的行区域或列区域为不连续的，则需要按住 Ctrl 键不放，然后单击要选择的行号或列标即可选择不连续的多行或多列。

如何选择连续的单元格¶

方法一：选择矩形区域某一角的单元格，按住并拖动鼠标到矩形区域对角线单元格后释放鼠标即可。
方法二：单击矩形区域某一角的单元格，按住 Shift 键的同时单击矩形区域对角线单元格。
方法三：单击任一单元格，按住 Shift 键不放，再按键盘上的方向键，选取连续单元格区域。
方法四：单击某一个单元格，单击功能键 F8，状态栏显示为扩展状态，再用鼠标单击另一个单元格，两个单元格所确定的矩形区域被选中，结束扩展选定状态按 F8 键或者按 ESC 键。

如何选择不连续的单元格¶

方法一：先选中一个单元格或是一个连续的单元格区域，然后按住 Ctrl 键不放，依次单击其他单元格或依次拖动选取第 2 个、第 3 个单元格区域，即可选中不连续的单元格区域。
方法二：使用组合键“Shift + F8”，工作表状态栏显示“添加到所选内容”，依次单击其他单元格或依次拖动选取其他单元格区域，即可选中不连续单元格区域。

如何选择全部单元格¶

方法一：用鼠标左键单击工作表列标和行号交叉处的“全选”按钮，可选定整个工作表中的全部单元格。
方法二：按组合键“Ctrl + A”。

插入操作¶

如何插入单元格¶

选中目标单元格后右击，在弹出的快捷菜单中选择“插入”命令，弹出“插入”对话框，在此选择插入单元格的选项。

如何插入行¶

右击行号，在其快捷菜单中选择“插入”命令，即可在该行的上方插入一个空行。如果同时选定多行，则插入与选定行数相同的空行。

如何插入列¶

右击列标，在其快捷菜单中选择“插入”命令，即可在该列的左侧插入一个空列。如果同时选定多列，则插入与选定列数相同的空列。

移动复制操作¶

如何移动单元格¶

方法一：选定要移动数据的单元格，单击“开始”→“剪贴板”组中的“剪切”按钮，再选中目标单元格，最后单击“剪贴板”组中的“粘贴”按钮，即可将单元格的数据移动到目标单元格中。
方法二：选定要移动数据的单元格，将鼠标指向该区域四周的任意边框线，当指针变为移动光标时，按下鼠标左键拖动到目标区域，释放鼠标，即可将单元格的数据移动到目标单元格中。

如何复制单元格¶

方法一：选定要复制数据的单元格，单击“开始”→“剪贴板”组中的“复制”按钮，再选中目标单元格，最后单击“剪贴板”组中的“粘贴”按钮，即可将单元格的数据复制到目标单元格中。
方法二：选定要复制数据的单元格，将鼠标指向该区域四周的任意边框线，当指针变为移动光标时，按下 Ctrl 键的同时按住鼠标左键，拖动到目标区域，先释放鼠标，再松开 Ctrl 键，即可将单元格的数据复制到目标单元格中。

删除单元格¶

如何删除单元格¶

选中要删除的单元格或单元格区域，单击“开始”→“单元格”组中的“删除”下拉列表按钮，在其下拉列表中选择“删除单元格”命令，打开“删除”对话框，在此对话框设置删除单元格的选项。

如何删除行¶

右击行号选中需要删除的行，从弹出的快捷菜单中单击“删除”命令。

如何删除列¶

右击列标选中需要删除的列，从弹出的快捷菜单中单击“删除”命令。

如何清除单元格数据¶

选择要清除数据内容的单元格区域，单击“开始”→“编辑”组中的“清除”按钮右侧的下拉列表按钮，在展开的下拉列表框中单击“清除内容”命令。

如何删除单元格数据¶

删除数据相应区域需要删除数据的单元格或单元格区域，然后按下键盘上 Delete 键，删除内容区域数据。

合并单元格¶

选择需要合并的单元格区域，单击“对齐方式”组中“合并后居中”按钮旁的下拉列表按钮，从弹出的下拉列表框中选择“合并单元格”命令。

三、输入数据¶

单元格接受的数据类型是什么¶

工作表中的单元格可以被看作是数据的最小容器。用户可以在单元格中输入多种类型的数据，如文本、数值、时间、日期、公式、函数等。

如何输入文本数据¶

在单元格中输入数据，首先选中目标单元格，然后直接输入内容，输入完毕按 Enter 键确认完成输入。
文本包括中文、英文、数字、空格及各种能从键盘输入的符号。输入的文本默认左对齐。
当输入的文本完全为数字时（例如身份证号、电话号码等），为了与数值相区别（数字不参加运算，数值可以运算），先输入一个半角英文状态的单引号再输入数字，或者输入数据之前，将数据所在的单元格格式设置为文本型。

如何输入数值¶

在单元格中输入数据，首先选中目标单元格，然后直接输入内容，输入完毕按 Enter 键确认完成输入。
数值是指所有代表数量的数字形式，如年龄、身高、产量等能够进行计算的数字，Excel 中数字最大精确到 15 位有效数字，超过 15 位之后的部分自动变为 0。单元格仅能容纳 11 位数字，超出 11 位系统将按科学记数法进行存储。输入的数值默认右对齐。
- 普通数值：选择需要输入数字的单元格，输入数字后，按下回车键即可。
- 分数：先输入 0，再输入空格，然后输入分数。如输入 3/4，在单元格中输入“0（空格）3/4”后回车完成输入。
- 负数：可用常规格式输入，如“-3”；还可以用通用记账格式，如输入“（3）”表示 -3。

如何输入日期和时间¶

在单元格中输入数据，首先选中目标单元格，然后直接输入内容，输入完毕按 Enter 键确认完成输入。
Excel 将日期存储为可用于计算的序列号。默认情况下，1900 年 1 月 1 日的序列号是 1，2023 年 10 月 23 日的序列号是 45207，这是因为它距 1900 年 1 月 1 日有 45207 天，日期的本质是数值，所以日期可参与数学运算。
在单元格中输入日期数据时，可以使用斜线“/”或者连字符“-”分隔日期的“年、月、日”各部分，单元格中输入时间，则“时、分、秒”之间各部分使用冒号“:”分隔。
可用快捷键 Ctrl + ; 输入当前日期，用 Ctrl + Shift + ; 输入当前时间。

如何输入逻辑值数据¶

逻辑值默认对齐方式为居中对齐。在单元格中输入数据，首先选中目标单元格，然后直接输入内容，输入完毕按 Enter 键确认完成输入。

逻辑型数据是什么¶

逻辑值表示对一个条件的判定结果，有 TRUE 和 FALSE 两个值。
逻辑值之间或者逻辑值与数值能够进行四则运算，TRUE 相当于 1，FALSE 相当于 0。例如公式“=TRUE+3”，结果为 4，但是逻辑值与数值有本质区别，没有绝对的等同关系，例如公式“=TRUE=3”，结果为“TRUE”，因为 Excel 中数据比较规则从小到大为：负数、0、正数、文本、FALSE、TRUE。

填充功能是什么¶

为了减少重复性录入的问题，可以使用填充功能快速输入。在 EXCEL 表格里可以填充相同的内容，也可以填充不同的内容，既可以按行填充，也可以按列填充。

如何使用填充功能¶

拖动鼠标实现数据自动填充：选中一个单元格或单元格区域，将鼠标指针指向填充柄，当鼠标指针变成黑色十字形时，按住鼠标左键不放，向上、下、左、右 4 个方向拖动，填充数据。另外，按住 Ctrl 键的同时，拖动鼠标，也可以实现数据有序填充。拖动完成后，在结果区域的右下角出现“自动填充选项”按钮，单击此按钮，在打开的下拉菜单中可以选择各种填充方式。
使用“填充”命令快速输入相同数据：在数据区域的起始单元格中输入数据，选定需要输入相同数据的单元格区域，在“开始”→“编辑”组中，单击“填充”→“向下”命令，选择的单元格区域就会快速填充相同内容。
使用快捷键实现快速填充：在数据区域的起始单元格中输入数据，选中要填充的单元格区域，按下快捷键 Ctrl + D，单元格区域将快速填充了单元格区域首列内容；按下快捷键 Ctrl + R，单元格区域将快速填充了单元格区域首行内容。
用“序列”对话框填充数据：选中一个单元格或单元格区域，在“开始”→“编辑”组中单击“填充”下拉列表按钮，在其下拉列表中选择“序列”命令，打开“序列”对话框，设置序列选项，可以生成各种序列数据完成数据填充。

数据有效性是什么¶

利用“数据”→“数据工具”→“数据有效性”命令，可以设置在单元格中允许录入数据的规则，如从下拉列表中选择数据，限定数据的输入范围等。

如何添加数据有效性验证¶

选中要输入性别的单元格区域，打开数据有效性对话框，在“允许”下拉列表中选择“序列”，在“来源”中输入“男,女”，单击“确定”即可。

四、添加批注¶

如何添加批注¶

选择要插入批注的单元格，单击“审阅”→“批注”组中的“新建批注”按钮，输入批注内容。

如何查看显示和隐藏删除批注¶

查看、显示和隐藏批注：当工作表中插入了多条批注，可以单击“审阅”→“批注”组中的“下一条”或“上一条”按钮，在批注间移动，如果要显示工作表中所有的批注，单击“审阅”→“批注”组中的“显示所有批注”按钮，再次单击，则取消显示所有批注。
删除批注：
- 方法一：选中批注所在的单元格，单击“审阅”→“批注”组中的“删除”按钮。
- 方法二：右击要删除批注的单元格，从弹出的快捷菜单中单击“删除批注”命令。

如何查找替换内容¶

方法如下：

单击“开始”→“编辑”组中“查找和选择”右侧的下拉列表按钮。
在展开的下拉列表框中选择“替换”命令。
在弹出的“查找和替换”对话框中的“查找内容”框中输入要查找的内容。
在“替换为”框中输入要替换为的内容。
单击“全部替换”按钮。
随后屏幕上会弹出替换结果提示框，单击“确定”按钮，返回“查找和替换”对话框。
单击“关闭”按钮关闭对话框。
返回工作表中，内容已被替换为新的内容。

如何查找替换格式¶

查找和替换格式的操作方法如下：

打开“查找和替换”对话框，单击“查找内容”右侧的“格式”按钮右侧的下拉列表按钮。
在下拉列表框中选择“从单元格选择格式”选项，此时鼠标会显示为选取图标。
单击选择单元格，返回“查找和替换”对话框，“查找内容”下拉列表框右侧会显示格式的预览效果。
或者单击“查找内容”右侧的“格式”按钮，在弹出的“查找格式”对话框中设置要查找的格式，设置完毕，单击“确定”按钮，返回“查找和替换”对话框。

“替换为”部分的“格式”设置方法与“查找内容”部分“格式”设置方法相同。

替换格式与替换内容的操作方法相同。

五、扩展¶

Excel单元格的特点是什么¶

Excel 每个单元格理论上能容纳 32767 个字符，单元格只能显示 1024 个字符，编辑栏可显示全部 32767 个字符，一般说法能容纳 32000 个字符。
单元格仅能容纳 11 位数字，超出 11 位系统将按科学记数法进行存储。有效数字位数为 15 位，超出 15 位后面的数字将变为 0。
不连续单元格区域不能进行复制和移动操作。

Excel 的年份范围是多少¶

Excel 中年份范围在 1900-9999，不在此范围的不能识别为日期格式，年份可输入 1 位、2 位或 4 位，输入 1 位和 2 位数字时，当输入数字为 0-29 时，年份表示 2000-2029 年，数字为 30-99 时，年份表示 1930-1999 年。

如何在单元格中强制换行¶

单元格中输入数据时可以用 Alt + Enter 强制换行。